Je suis un professionnel de santé. Comment m'inscrire ?
Connectez vous sur http://pro.toprdv.be et cliquez sur "Inscrivez Vous".
Vous bénéficiez de 2 mois gratuits pour tester topRDV et commencer à vous faciliter la gestion de votre cabinet.
Qu'est-ce que topRDV ?
topRDV est une plateforme qui s'adresse aux professionnels de santé, aux télésecrétariats et aux patients. topRDV c'est :
- Une application de gestion de rendez vous, destinée aux professionnels de santé qui désirent se libérer des tâches de gestion de rendez vous.
- Le meilleur moyen pour les patients de pouvoir prendre rendez vous 24h/24 avec leurs professionnels de santé.
Quels sont les avantages pour un professionnel de santé ?
Pour les professionnels de santé, topRDV est le meilleur moyen :
- De disposer d'un outil gérant leur planning accessible depuis n'importe ou (smartphone, tablette, PC ...).
- D'avoir une page sur Internet permettant aux patients de facilement les trouver à travers les moteurs de recherche et qui présente plan d'accès, horaires et possibilité de prendre rendez vous sur Internet.
- De notifier automatiquement les clients par email ou SMS de leurs prochains rendez vous, et d'ainsi réduire le taux de rendez vous non honorés.
Quels sont les avantages pour les patients ?
Les patients peuvent prendre rendez-vous 24h/24 avec leurs professionnels de santé.
A travers le portail patient ils peuvent également consulter la liste de leurs prochains rendez vous, voir leur historique, avoir un accès rapide aux sites des professionnels de santé avec lesquels ils ont l'habitude de traiter.
Mais qui êtes-vous ?
topRDV est édité par la société Bruxelloise Top System. Top System a été créé en 1987. Son activité est le développement de solutions informatiques.
Top System s'est fait une spécialité de travailler dans des environnements où disponibilité et confidentialité des données sont critiques.
Top System est un des leaders du marché des applications de gestion de cabinets d'avocats avec son logiciel Avonca.
topRDV a été développé à partir du constat qu'une telle solution est vraiment positive pour tous : le praticien, le patient et la télésecrétaire s'il y en a une.
Pourquoi vous appelez vous topRDV ?
Tout naturellement, topRDV est la contraction du Top de Top System (voir question précédente) et de Rendez Vous.
Est-ce que topRDV est gratuit pour les patients ?
OUI, l'utilisation de topRDV pour les patients est entièrement gratuite.
Aucun coût supplémentaire n'est ajouté par le professionnel de santé.
topRDV est un annuaire de professionnels de santé ?
NON, top RDV n'est pas une plateforme pour choisir un professionnel de santé. Vous ne pouvez pas chercher et trouver un praticien à partir de la plateforme.
Chaque médecin faisant partie du réseau dispose d'une page Internet, c'est à lui de vous donner l'adresse où vous pouvez prendre vos rendez vous.
Comment puis-je prendre un rendez-vous ?
Votre professionnel de santé dispose d'une adresse internet de la forme http://drsalmon.toprdv.be.
Vous pouvez trouver cette adresse dans les affiches et flyers mis à disposition dans son cabinet.
Vous pouvez également regarder sur votre dernière ordonnance qui contient éventuellement le cachet indiquant cette adresse.
Une fois connecté, vous visualiserez les prochaines disponibilités et avez à votre disposition un bouton "Prendre Rendez Vous".
Vous aurez besoin d'un compte pour prendre un rendez vous. Si vous n'en avez pas déjà un, la plateforme vous guidera dans les étapes de création.
Comment puis-je connaître les tarifs appliqués par le praticien ?
topRDV n'est pas censé être utilisé pour afficher les tarifs de soins. Toutefois, le praticien dispose d'un espace sur sa page pour mettre des informations.
S'il désire afficher ses tarifs, vous les trouverez donc sur sa page.
Je n'ai pas reçu de mail de confirmation ? Comme savoir si j'ai bien rendez-vous ?
Vérifiez bien dans votre boite de "Courriers Indésirables" ou "Spam" que le mail de topRDV n'est pas présent.
Si vous ne le trouvez pas et voulez vous assurer que le rendez vous est pris vous pouvez vous connecter sur le portail patient pour consulter la liste de vos prochains rendez-vous.
Comment puis-je annuler mon rendez-vous ?
En vous connectant sur le portail patient vous verrez apparaître la liste de vos rendez vous à venir.
Un bouton d'annulation sous la forme d'une icône rouge de corbeille est disponible pour chaque rendez vous. Pour éviter toute erreur, une confirmation vous sera demandée.
J'ai oublié mon mot de passe pour me connecter !
Sur l'écran de connexion du portail patient vous disposez d'un lien "Mot de passe oublié".
Il vous suffit d'indiquer votre adresse email et vous recevrez toutes les instructions pour reinitialiser votre mot de passe.
J'ai un seul compte sur votre plateforme. Est-ce que tous les professionnels de santé que je visite ont accès à l'ensemble de mes rendez vous ?
NON, vos interactions avec les différents professionnels de santé sont confidentielles.
Les praticiens avec lesquels vous traitez ne disposent que des informations qui les concernent.
Quel équipement me faut-il pour utiliser topRDV ?
Aucune installation n'est à faire sur vos ordinateurs.
Il vous suffit de disposer d'une connexion Internet et d'un périphérique d'accès (PC ou Tablette) pour utiliser l'ensemble des fonctionnalité de la plateforme.
Pour une utilisation optimale de l'ensemble des fonctionnalités de la plateforme, nous vous recommandons toutefois l'utilisation sur PC avec les navigateurs Chrome ou Firefox.
Je n'accepte que les rendez-vous de mes patients existants
Aucun problème. Il suffit de définir votre base de patients dans votre interface et d'activer l'option "Je n'accepte que les patients existants" pour que votre page Internet ne donne accès à la prise de rendez vous qu'aux patients avec lesquels vous avez l'habitude de traiter.
J'aimerais éviter d'avoir des "trous" dans mon planning
Vous pouvez configurer les différentes plages de votre planning avec des types différents.
Parmi ces types, vous disposez du mode "Progressif" qui ouvre vos plages de disponibilités au fur et à mesure du taux de remplissage des plages précédentes.
Ainsi vous ne pouvez pas avoir un rendez vous à 08h00 et un autre à 11h30 sans rendez vous entre les deux.
Il me manque des fonctionnalités !
topRDV est Agile. Un mail à contact@toprdv.be détaillant votre besoin et s'il est validé vous serez informé dès l'intégration dans la plateforme.
Notre objectif est de mettre à votre disposition une plateforme répondant à vos attentes.
Et si quelqu'un décide de remplir mon agenda ?
Nous avons mis en place un système d'anti-spam de vos agendas. Un quota de rendez vous par heure est défini empéchant un patient de prendre un grand nombre de rendez vous.
Si toutefois vous estimez qu'un patient ne respecte pas les règles vous pouvez le mettre en liste noire pour ne plus avoir d'interaction avec lui.
Comment un patient peut me dire qu'il ne viendra pas ?
Dans son portail utilisateur, le patient dispose de sa liste de rendez vous à venir.
A partir de cette liste il peut annuler un rendez vous. Celui ci disparaitra alors de votre planning.
Vous pouvez consulter la liste des rendez vous annulés à partir de votre interface de gestion.
Comment puis-je annuler mes rendez-vous et prévenir automatiquement les patients
Vous disposez de deux types d'annulation :
- Un à un : dans votre planning quand vous cliquez sur le détail d'un rendez vous. Vous disposez d'un bouton "Annuler". En confirmant l'annulation, votre patient recevra une notification par mail.
- En bloc : vous pouvez créer un "Horaire Spécial" sur une plage déterminée. Si des rendez vous sont présents, la plateforme vous demandera si vous voulez les annuler. Vos patients seront notifiés par mail de l'annulation du rendez vous.
Je travaille dans mon cabinet et dans une maison médicale. Je vais avoir plusieurs plannings ?
NON, vous n'aurez pas plusieurs plannings. Vous aurez plusieurs "Emplacements"
En visualisant votre planning, vous pourrez décider quel emplacement afficher.
J'ai déjà une secrétaire. Peut-elle gérer mon agenda ?
Oui. Vous pouvez "Déléguer" la gestion de votre agenda à une ou plusieurs personnes.
Cette délégation peut-être donné à une ou des secrétaires ou à des confrères.
J'ai oublié mon mot de passe pour me connecter !
Sur l'écran de connexion du portail professionnel vous disposez d'un lien "Mot de passe oublié".
Il vous suffit d'indiquer votre adresse email et vous recevrez toutes les instructions pour reinitialiser votre mot de passe.
J'ai déjà un logiciel de gestion de cabinet qui intègre un module de prise de rendez-vous !
topRDV n'est pas qu'un logiciel de gestion de rendez-vous. C'est une plateforme de gestion de vos rendez vous.
Vous disposez d'une page Internet sur laquelle vos patients peuvent prendre rendez vous, vous accéder à votre agenda depuis n'importe où et vous pouvez facilement en option demander à ce qu'un secrétariat professionnel gère vos appels téléphoniques.
Votre logiciel offre-t-il ces fonctionnalités ?
J'utilise un agenda papier. Est-il possible de facilement migrer vers topRDV ?
Si vous décidez de migrer vers topRDV, il suffit de prendre vos rendez vous papier à partir de la date de migration et de les intégrer dans la plateforme.
Un collaborateur peut vous assister à distance dans les premières utilisations de la plateforme.
J'utilise déjà un système de prise de rendez-vous. Est-il possible de facilement migrer vers topRDV ?
Si votre application actuelle dispose d'un module d'exportation de votre clientèle et de vos rendez vous vous pouvez nous envoyer les fichers que nous intégrerons dans votre compte.
Dans le cas contraire, voir la réponse précédente.
Est-il possible d'utiliser topRDV sur mon site déjà existant ?
Si vous disposez déjà d'un site existant, vous pouvez facilement créer un lien vers votre page de rendez vous topRDV.
Vous pouvez également intégrer dans une iFrame le contenu de la page de prise de rendez vous.
J'ai déjà les informations de mes patients en version électronique. Comment les réinjecter dans topRDV ?
Envoyer ce fichier à votre contact technique topRDV et une fois l'intégration effectuée vous recevrez un mail pour vous indiquer que votre patientèle a été injectée.
Chacun de vos patient recevra un mail lui indiquant qu'un compte sur la plateforme a été créé et qu'il peut dorénavant prendre ses rendez vous sur Internet 24h24.
J'utilise actuellement Google Calendar pour gérer mes rendez-vous
Un module de synchronisation est intégré à la plateforme. Il suffit de cliquer sur le lien "Activer la synchronisation Google Calendar".
Google vous demandera d'accepter que topRDV gère votre agenda. Vos rendez vous seront alors automatiquement synchronisés en temps réel de topRDV vers Google Calendar.
Vous pouvez à tout moment révoquer la synchronisation à partir de la même interface.
Je veux bien utiliser topRDV pour la gestion de mon agenda, mais pas donner la possibilité aux patients de prendre rendez-vous sur Internet
Auncun problème. Dans votre interface de configuration il suffit d'activer "Je ne prends par les rendez vous Internet" et votre page publique n'affichera que les informations géographiques et horaires de votre cabinet
Quelle adresse dois-je communiquer à mes patients pour qu'ils prennent rendez-vous sur Internet ?
Dans votre interface de gestion, vous avez un onglet "Mon cabinet". Dans cette page vous verrez apparaître le "Sous Domaine" de votre cabiner (ex : drsalmon.toprdv.be). C'est cette adresse que vous devez communiquer à vos patients.
Comment puis-je facilement communiquer sur la prise de rendez-vous en ligne avec mes patients ?
En souscrivant à topRDV vous recevrez votre Pack Communication. Celui ci contient du matériel de communication comme :
- Un porte flyer en plexiglass à déposer dans votre salle d'attente.
- Deux cent flyers indiquant que vous êtes maintenant disponible 24h/24 pour vos rendez vous et expliquant le bénéfice pour vos patients.
- Un tampon encreur avec les coordonnées de votre page topRDV.
- Des affiches à accrocher dans votre cabinet pour indiquer que vous êtes maintenant disponible 24h/24 pour vos prises de rendez vous.
A quel moment mes patients reçoivent un mail de confirmation de leurs rendez-vous ?
Dès la prise de rendez-vous, que celle ci soit effectuée par vous, le patient ou le télésecrétariat le patient recoit immédiatement un mail récapitulatif du rendez vous.
A quel moment mes patients reçoivent un SMS de rappel de leurs rendez-vous ?
Les patients sont notifiés 4h avant leur rendez vous. Si le rendez vous est en matinée, ils sont notifiées la veille au soir.
Mes données sont-elles en sécurité ?
L'ensemble des données personnelles sont chiffrées et ne sont pas accessibles aux équipes de topRDV.
L'ensemble des communications entre le navigateur Internet et nos serveurs sont chiffrées à l'aide de SSL.
Les systèmes sont monitorés 24h/24, et des équipes d'astreintes se relaient pour assurer toute intervention en cas de besoin.
Et si votre système est en panne ?
Notre système est déployé sur une architecture redondante dans plusieurs datacenters. Les données sont répliquées en temps réel entre tous les datacenters.
Vous pouvez également synchroniser votre agenda Google Calendar avec topRDV et ainsi consulter votre agenda même si vous êtes hors ligne.
Puis-je bloquer un patient qui a essayé de prendre plusieurs rendez-vous dans mon agenda ?
La plateforme intègre un système anti-spam qui bloque tout utilisateurs essayant de dépasser un quota de rendez vous par heure.
Si vous désirez toutefois bloquer vous même un contact vous disposez dans votre menu "Mes Patients" d'un bouton "Sens Interdit" dans la colonne a droite de chaque client.
En bloquant un client, celui ci ne pourra plus prendre rendez vous à partir d'Internet.
